未中标文件销毁？供应商带走？你搞得清楚吗

“档案室存满了怎么办，现在都堆在开标室的角落里了，未中标供应商的投标文件应该怎么处理？”近日，有政府采购同行在微信评论区留下了他的疑问，希望大家支招。

　　虽然政府采购相关法律法规明确了采购文件15年的保存期限，但不难看出，在执行过程中，招标采购档案如何保存、应保存多久等具体问题仍是一些单位的难题。

　　未中标供应商的投标文件应如何处理？目前各地又是如何处理的？政府采购信息报/网记者就此进行了调查。

　　正本保存 副本处置方式不同

　　“未中标供应商投标文件正本由采购中心存档15年，副本保存1个月后销毁处理。原则上，采购人只保留中标供应商投标文件副本，投标供应商无论中标与否，均不得带走投标文件。”山东省济南市政务服务中心政府采购部负责人李深河介绍说。

　　“所有投标文件正本均存档，保存15年，副本1年后销毁。”山西省晋城市政府采购中心张晓敏表示，中标通知书和投标文件不仅是签订采购合同的法律依据，也是合同的重要组成部分，因此，中标供应商的投标文件副本公示期结束后交给采购人存档备查。

　　“正本和副本都保存，但分开归档。”海关总署物资装备采购中心相关人士介绍说，为了缓解采购档案保存的现实压力，该中心还通过政府购买服务的方式，委托一家社会档案机构保存未中标供应商的投标文件。

　　记者从中央国家机关政府采购中心、国家税务总局集中采购中心了解到，这两个采购中心的做法是，所有投标文件正本、副本一起归档保存。

　　“中标供应商投标文件正本我们按法律要求保存，副本采购人保存，其他未中标供应商的投标文件如项目无质疑，让供应商带走。”某中央单位部门集中采购机构负责人向记者透露，他们保存了采购项目的全套电子文件，为减轻纸质文件的存档风险，允许未中标供应商带走投标文件。

　　“站在未中标供应商的角度来说，出于总结得失经验、保守商业秘密等考虑，供应商希望能够退还投标文件。不过，即便采购中心保存了招标采购全流程的电子文档，出现质疑投诉需要追溯查找时，允许带走未中标投标文件可能会存在问题。”某省财政厅政府采购处负责人分析道。

　　实践中，各地各单位对于未中标供应商的投标文件处理方式不同。那么，政府采购法律法规是如何规定的？

　　法律已明确  保存期限15年

　　“投标文件应该由采购人或者采购代理机构保存，实践中一般由采购代理机构保存。按照《政府采购法》第四十二条的规定，未中标供应商投标文件也属于采购文件，保存的期限至少为15年。”天津南开大学法学院教授何红锋表示。

　　“审计部门往往要求提供未中标供应商的相关资料且逐一核实，档案完整保存总比不完整的好。”国家卫生和计划生育委员会财务司相关人士赞同何红锋的说法。他认为，未中标供应商的投标文件有必要完整保存并归档。

　　“根据档案法关于档案完整性的要求，也应当包含未中标供应商的投标文件，否则事后怎么证明采购过程和结果的清白呢？”某中央部分政府采购负责人有这样的担忧。

　　《政府采购法》第四十二条规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。该条第二款明确，“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。”

　　《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第六十七条要求，招标采购单位应当建立真实完整的招标采购档案，妥善保管每项采购活动的采购文件，并不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

　　《招标投标法》对此并没有明确的规定，一般的通行做法是将中标人或推荐中标候选人的投标文件归档，其他未中标人的投标文件根据各招标单位的具体情况保留一段时间后处理。

　　《招标投标法实施条例》（征求意见稿）第五十六条曾有这样的表述：“招标人或者其委托的招标代理机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年。”不过，审议通过的《招标投标法实施条例》删掉了上述内容。

　　电子档案具有同等法律效力

　　由于保存纸质投标文件存在占用空间大、丢失破损等风险，在信息技术日新月异的今天，越来越多的招标采购单位选择了电子保存方式。

　　“目前，我中心所有项目均采取电子化投标，供应商只有电子投标文件，没有纸质投标文件。”上海市政府采购中心副主任徐舟介绍说，供应商投标文件均保存在当地财政局建立的电子招投标系统里，未中标供应商的投标文件作为采购文件的重要组成部分，将依法保存15年。

　　记者从中国气象局政府采购中心了解到，该中心近两年组织的采购项目均完整保存了电子档案，逐步建立起规范的政府采购档案管理制度。

　　电子档案是否具有法律效力？电子投标文件能否满足审计、纪检部门的监督检查需要？这是基层政府采购工作人员关注的话题。实际上，政府采购相关法律法规已经明确了电子投标文件和电子档案的法律效力。

　　《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第十九条规定，招标采购单位应当制作纸质招标文件，也可以在财政部门指定的网络媒体上发布电子招标文件，并应当保持两者的一致。电子招标文件与纸质招标文件具有同等法律效力。

　　《政府采购法实施条例》第四十六条明确，《政府采购法》第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存。